ניהול מסמכים
משרד ללא נייר צריך להיות מסוגל לשמור על הקבצים הדיגיטליים לאורך זמן (שרידות), לשפר את רמת השירות לציבור, לייעל את התפעול והפעילות השוטפת, לחסוך בעלויות האחסון, ניהול מסמכים וטיפול במסמכים, לאפשר שליפה מהירה של מסמכים והגנה מפני אבדן, לחסוך בנדל"ן הנדרש לשימור מסמכי נייר שאינם נדרשים בשוטף.
כדי להפוך להיות משרד ללא נייר יש צורך בתהליכים מסוימים וחשוב להגדירם לפני היציאה לדרך. בשנים האחרונות, עם התפתחות המודעות לצורך בשמירת המידע הארגוני וגיבויו באופן קבוע, אלפי חברות עברו לניהול הגיבוי ואחסון המידע באמצעות מחשוב ענן. טכנולוגיית הענן תפסה תאוצה עצומה בשנים שלאחר נפילת מגדלי התאומים בארה"ב, מה שגרם לאבדן המידע הארגוני בקרב אלפי המשרדים שפעלו בבניינים.
מה זה מחשוב ענן?
בדרך כלל המידע הארגוני הדיגיטלי מאוחסן בשרתים הממוקמים במשרדי הארגון. כאשר מעבירים את אחסון המידע מחוץ לארגון יש מספר אופציות ואחת מהן היא מחשוב ענן. במחשוב ענן גלומים יתרונות וסיכונים כמו בכל דבר אחר. בקטגוריית היתרונות ניתן לציין שמחשוב ענן מאפשר לארגון לבחור את נפח האחסון הרצוי לו ולשלם על כך בהתאם, תוך גמישות להגדלת הנפח בכל עת.
במחשוב ענן גיבוי המידע יכול להתבצע גם באופן אוטומטי, גם אם הארגון ומקורות המידע הדיגיטליים שלו פרוסים באתרים רבים. יתרון חשוב הוא המחיר- במחשוב ענן המסופק על ידי מקור חיצוני כל העלות המושקעת ברכישת הציוד היקר ובתחזוקתו מושתת על ספק השירות מחשוב ענן מאפשר למשתמשים רבים לעבוד בו זמנית על קבצים דיגיטליים, לא משנה היכן הם ממוקמים בעולם, ובלבד שיש להם הרשאות מתאימות לכך.
בקטגוריית החסרונות ניתן למנות את נושא האבטחה. החשש מזליגת המידע או פריצה וחדירת גורמים זרים למידע הדיגיטלי חוסם רבים מלעשות את המעבר לשימוש במחשוב ענן.
מה הקשר בין מחשוב ענן לניהול מסמכים?
כיוון שמחשוב ענן מאפשר אחסון קבצים דיגיטליים, ארגונים רבים מאחסנים בו את המסמכים הדיגיטליים המקוריים (כאלה הנוצרים במחשבי הארגון כגון: קבצי אופיס ומיילים) ואת הקבצים הדיגיטליים שנוצרו בתהליך סריקת מסמכים. הדבר מתאפשר לארגון שעובד עם תוכנת ניהול מסמכים מבוססת אינטרנט המאפשרת סריקת מסמכים ושמירתם בענן.
רוצים להתחיל לנהל את המסמכים שלכם במחשוב ענן?
חייגו 054-5880060 ונציג מטעמנו יגיע אליכם להדגמת עבודה עם תוכנת ניהול מסמכים בענן. ההדגמה חינם.
.jpg)