סריקת מסמכים
ניהול מסמכים כדרך חיים
העובדה הפשוטה היא כי ככל שיש יותר נייר במשרד יש תוספת עומס על סביבת העבודה שלך. חוסר ארגון של המסמכים הרבים מוביל לתחושה כללית של חוסר ארגון כללי במשרד עצמו. נייר ניזוק בקלות ובמהירות, הוא חשוף לשריפה, רטיבות, הצהבה, שיטפון והוא יכול בקלות ללכת לאיבוד (או "לעבור דירה" ממגרה למגרה מבלי שאיש ימצא אותו) מה שיכול להוביל לתסכול כללי במשרד.
רוב החברות שביצעו דיגיטציה במשרד, סרקו את המסמכים שלהן בלשכת שירות לסריקה והכניסו תוכנה לניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי) מדווחות על שיפור דרמטי ופרודוקטיביות גבוהה מבעבר. עובדי הארגון כבר לא צריכים לבזבז זמן רב ולרוץ ממשרד למשרד ומשולחן לשולחן כדי למצוא מסמך מסוים.
איך מתפטרים מהניירת המשרדית?
בזבוז הזמן המושקע בחיפוש מסמכים עלול לעלות מיליונים רבים לארגון גדול ומסונף וההשקעה החד פעמית בהתקנת מערכת ניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי) עשויה לחסוך כסף רב ולהפוך את סביבת העבודה למודרנית ומתקדמת. עסקים, חברות ומשרדים צוברים מידי שנה מאות ואלפי מסמכים והם מאחסנים אותם בדרך כלל בארכיון מאולתר או במשרד שהוגדר לצורך כך. אחסון המסמכים הרבים של הארגון בארכיון המסמכים עולה כסף, זמן ומקום. בנוסף, כדי לאתר מסמך יש לסמוך על כך שהוא אכן תויק במקום המתאים, ואם הוא נשלף בעבר – הוא הוחזר למקומו. אם כן, לאור ההקדמה הארוכה הזו, כיצד ניתן להיפטר מערמות הנייר, לעבור לעבוד כ"משרד ללא נייר" ולייעל את העסק?
ניהול מסמכים
יש צורך בשילוב של לפחות שני מרכיבים: תוכנה לניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי ממוחשב) וביצוע סריקת מסמכים כך שכל מסמכי הנייר שלא יוצרו על ידי התוכנות המשרדיות וקיימים כבר כקבצים, ייסרקו ויהפכו לקבצים דיגיטליים. שימוש בתוכנות סריקה, תוכנות ניהול מסמכים והליך סריקת מסמכים עולה כסף והוא כרוך בהשקעה לא קטנה, אך תוך זמן קצר הוא מכסה את עלותו וחוסך כסף רב ושטחי אחסון במשרד. הוא חוסך זמן עבודה יקר והוא גם ירוק יותר.
זקוק מיידית להצעת מחיר?