למרות הניסיונות הרבים לצמצום הניירת בארגונים, מסמכים רבים ממשיכים להיערם ומצטברים לכמויות עצומות של מאות אלפי מסמכים המתויקים בקלסרים עבי כרס ומאוחסנים בשנים הראשונות ארונות החברה ובשלב השני מועברים אחר כבוד לבתי גניזה. למרות שעלויות אחסון המידע ירדו מאוד וקיימים כיום אמצעים זולים לאחסון כמויות עצומות של מידע, עדיין ממשיכים בתפיסה שאין כמו שמירה על מסמכי המקור לעומת קבצים דיגיטליים המכילים את אותו מידע.
חזון ה"משרד ללא נייר" מחייב התקנת מערכת ניהול מסמכים יעילה וחכמה שתוכל לאחזר את המסמכים במהירות וביעילות. יחד עם זאת יש לשמור על אבטחת המידע ולקבל יכולות של הגדרת משתמשים והגדרת הרשאות מתאימות למי מותר לראות מה, למי מותר לעדכן מה, למי מותר רק ליצור מסמכים ועוד.
לשם כך מוטמעות תוכנות ניהול מסמכים המתממשקות למסמכים סרוקים מכל סוג, בעלות יכולות חיפוש מתקדמות, שנותנות התראות וחיוויים על שינויים במסמכים ועוד. מערכות ניהול מסמכים חכמות יודעות לרכז את המידע שבמסמכי הארגון ולנהל אותם ביעילות, עם יכולות אחזור מהיר, קישוריות לסביבת העבודה ועוד. מערכת תוכנה חכמה מייצרת לארגון חסכון רב בזמן (המתורגם כמובן לכסף).
תוכנות לניהול מסמכים
קיימות בשוק מערכות ניהול מסמכים רבות, אולם לא כל מערכת מתאימה לכל לקוח. לא די במערכת תוכנה חכמה השומרת על מסמכים דיגיטליים שנוצרו בה, אלא יש צורך בטיפול במסמכי נייר שנסרקו והומרו לקובץ דיגיטלי, כך שעובדים יוכלו לשלוף את המסמכים ולצפות בהם בשעת הצורך, לדוגמה: תעודות משלוח שנתקבלו חתומות ויש צורך לווידוא ואישור קבלת המוצרים ע"י הלקוח וחתימתו על התעודה. מסמכים סרוקים כאלה יש צורך לשמור במערכת ולשלבם כמסמכים דיגיטליים קריאים וברי חיפוש לכל דבר.
תהליך של סריקת מסמכים ושילובם במערכת הממוחשבת מחייב הקפדה על סדרת תהליכים עוקבים שיבטיחו את הצלחת הפרוייקט ויכולת טובה של אחזור המסמכים בשעת הצורך. פרוייקט שכזה מחייב מיון וסינון המסמכים, הגדרה ובחירת שיטת המפתוח של המסמכים, סריקת המסמכים באמצעות סורק מסמכים מקצועי לארכיון ואיכותי ושילובם בארכיון המסמכים הממוחשב של הארגון, והטמעת מערכת האחזור בעמדות עבודה הרצויות.
סריקת מסמכים היא הפתרון
סריקת מסמכים ושילובם במערכת ניהול מסמכים יוצרת חיסכון משמעותי בשטח האחסון המשרדי ומפחיתה עלויות שכירות ומיסוי החלות על שטחים אלו. כמו כן נחסכות עלויות של בתי ארכיב ועלויות ציוד אחסון משרדי כגון קלסרים וארוניות.
במקביל נוצרת יכולת שליטה על המידע בארגון מיום שהחלו להיווצר בו מסמכים. הכנסת מסמכים סרוקים למערכת מאפשרת יכולת לאחזר ולשלוף אותם בשעת הצורך ולא לבזבז זמן על חיפוש ניירות בקלסרים ובתי ארכיב.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים חייגו 054-5880060
