ארכיון דיגיטלי נועד לשמור ולנהל באופן דיגיטלי מסמכים במחשבי הארגון. ארכיב דיגיטלי לניהול מסמכים מורכב מקבצי מחשב שנוצרו במחשב על ידי המשתמשים (לדוגמה: מסמכים שנוצרו בתוכנת וורד, קבצי אקסל, תמונות וכדומה) ו/או קבצים דיגיטליים שהוכנסו למחשב (בעיקר קבצים שנוצרו כתוצאה מסריקת מסמכי נייר באמצעות סורק מסמכים).
ארכיון דיגיטלי הוא פתרון מתאים כאשר כמות המסמכים והמשתמשים בהם גדולה (בעיקר בארגונים עסקיים), ואז יש צורך בניהול מסמכים חכם על ידי מערכת ארכיון דיגיטלי.
למי מתאים ארכיון דיגיטלי (מערכת לניהול מסמכים) פתרון מסוג זה מתאים לארגון עם כמויות גדולות של מסמכים (בין אם מדובר בקבצים של מסמכים שנוצרו במחשבי הארגון ובכמויות גדולות של מסמכי נייר) המעוניין לקבל יכולת מהירה לשליפת מסמכים, ניהול מהיר, יעיל, זול ואיכותי בלחיצת כפתור.
כל ארגון יכול לסרוק בעצמו את המסמכים שלו ולשלבם במערכת ארכיון דיגיטלי, אלא שעלות הסריקה באמצעות עובדי החברה תהיה גבוהה יותר מאשר הטלת המשימה על חברת סריקה חיצונית לסריקת הארכיב.
כדי להתחיל להקים ארכיון דיגיטלי יש צורך בבחירת מערכת תוכנה מתאימה ובהסבת מסמכי הנייר לקבצים דיגיטליים מתאימים. המושג "הסבת מסמכי הנייר" עלול להטעות. למעשה מדובר בסריקה מקצועית באמצעות סורקי ארכיון, סריקת מסמכים המייצרת תצלומים זהים של מסמכי המקור. כל תצלום מפוענח באמצעות תוכנה לזיהוי טקסט (OCR עברי) המייצרת קובץ בפורמט PDF (פורמט המאפשר לבצע חיפוש טקסטואלי). ניתן גם להמיר את קובץ המקור לקובץ וורד בר עריכה.
בנוסף לשילוב מסמכי הנייר בארכיון הדיגיטלי ניתן לבצע סריקת מפות, סריקת שרטוטים, סריקת ספרים, סריקת תיקים רפואיים (רשומות רפואיות), סריקה למשרדי עורכי דין, סריקה למשרדי רואי חשבון, סריקת ארכיב, סריקת חשבוניות ותעודות משלוח, סריקת אלבומים (אלבום דיגיטלי), סריקת תמונות, סריקת תעודות זהות וכרטיסי ביקור ועוד.
בשוק הישראלי פועלות מספר חברות סריקה המספקות שירותי סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי. חשוב להבין שלא מדובר בצילום מסמכים (קופי) המייצר נייר זהה לנייר המצולם. מדובר בהכנסת המסמכים לסורק מסמכים מקצועי אשר באמצעות תוכנת סריקה מייצר תמונת ראי של המסמך המקורי. תמונת המסמך עוברת תהליך דיגיטלי שבסופו מתקבל קובץ הזהה לקובץ וורד או קובץ PDF המאפשר חיפוש טקסטואלי במסמך.
ארכיון דיגיטלי חוסך לארגון זמן, משאבים וכסף.במקום לבזבז זמן יקר בחיפוש המסמך הרצוי בערמת הקלסרים, ניתן להקליד מילת חיפוש הקיימת במסמך וכל המסמכים הדיגיטליים המכילים את המילה יופיעו בתוצאות החיפוש. למעשה מדובר בקבלת יכולת שליפת מסמכים מהירה ויעילה.
ארגונים רבים כושלים באופן תיוק המסמכים שלהם. לעיתים מצטברות ערמות של מסמכים במשך שבועות ומציאת מסמך מסוים בערמה משול לחיפוש מחט בערמה של שחת. מאידך, תיוק בארכיון דיגיטלי (ארכיון אלקטרוני) מאפשר שליפת מסמכים בלחיצת כפתור.
התועלות העיקרית של ארכיון דיגיטלי היא בחיסכון בשטח הפיזי שניתן לאחסון מסמכי הנייר, וחיסכון בזמן הכרוך בחיפוש מציאת המסמך המבוקש. ארכיון דיגיטלי מאפשר שליפת מסמכים דיגיטליים במהירות ובקלות, גיבוי המידע, ניהול הרשאות ביצוע למשתמשים ועוד.
ארגונים, מוסדות ציבור, עסקים, חברות, משרדים ורשויות עושים שימוש יעיל בארכיון דיגיטלי. באמצעות ניהול המידע הדיגיטלי בשרתי הארגון ומתן הרשאות על גבי תשתית האינטרנט, מתאפשרת גישה אונליין של המשתמשים למסמכים הרצויים.
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני ממוחשב
