במידה והארגון מעוניין לקבל שרותי סריקה ליצירת ארכיון אלקטרוני, הוא יכול לפנות ללשכות סריקה או לחברות המספקות שירותי סריקה בבית הלקוח. בנוסף לתהליך סריקת מסמכים שיתבצע על המסמכים הישנים של הארגון, יש צורך בהקמת והטמעת מערכות זיהוי טקסט ומערכות ליצירת ארכיון ממוחשב.
 
קיימות בשוק מספר חברות המפעילות לשכת שרות לסריקת מסמכים. כמו כן על המסמכים הסרוקים כדאי שתקבלו תהליך שיבצע זיהוי אופטי (OCR), ותרגום אוטומטי של טקסט.
כדאי לדעת שאת המסמכים והקלסרים אותם תרצו להכניס לארכיון הדיגיטלי, יש להכין לקראת תהליך הסריקה. את המסמכים המיועדים לסריקה יש להפריד זה מזה כך שאפשר יהיה לסרוק אותם בסורק ארכיון מקצועי עם מזין דפים אוטומטי. המסמכים צריכים להיות מיושרים (מגוהצים), במצב תקין ולא מקומטים.  אם יש לכם חוברות או ספרים שתרצו לסרוק ניתן לסרוק אותם בסורק ספרים מיוחד או להפריד את הדפים ואז לסרוק בסורק מסמכים מהיר עם מזין נייר אוטומטי.
לאתר תהליך הסריקה המסמכים יעברו תהליך המרת הטקסט (OCR) המודפס לטקסט בר-עריכה (בתוכנות כדוגמת וורד). את התהליך הזה ניתן לבצע כמעט בכל שפה (יש צורך בתוכנת זיהוי טקסט התומכת בשפה הרצויה לכם).
את הקובץ החדש שמערכת זיהוי הטקסט יצרה אפשר לשמור במספר פורמטים אוניברסליים שיאפשרו לכם לבצע עריכה וחיפוש על גבי המסמך. וכמובן שכל התהליך יגובה באמצעי מדיה שיאפשרו שמירה על המסמכים, אחזור מסמכים ופעולות נוספות.
  
כעת אחרי שקיבלתם קצת מידע בנושא סריקת מסמכים, אילו שרותי סריקה מתאימים לארגון שלכם?

  
שירותי סריקה - חסכון בשטח האחסון 

שרותי סריקה מומלצים כאשר אתם חושבים שתזדקקו לעשות שימוש במסמכים שתסרקו. בדרך זו תחסכו זמן יקר המבוזבז על חיפוש המסמך ושליפתו לצורך אחזור המידע שיש בו. 
שירותי סריקה יאפשרו לכם גם לחסוך בשטח האחסון במשרד. עשרות אלפי מסמכים סרוקים יכולים להיכנס בדיסק אחד סטנדרטי. חשבו על החסכון העצום שיש בכך. למרות החסכון, אל תשכחו לשמור גם את מסמכי המקור. אתם יכולים לאחסן אותם אצלכם במשרד, או בחברות אחסון, או בבתי גניזה וכדומה.

שירותי סריקה - רוצים לסרוק מסמכים לבד?

תהליך סריקת מסמכים צריך להיות מסודר ומוגדר מראש. ראשית, בחרו את המסמכים שתרצו לסרוק. שנית, בהנחה שהצטיידתם כבר בסורק ארכיון מקצועי עם מזין נייר אוטומטי, הגיע הזמן לבצע את תהליך הסריקה. (כאמור, אם תבצעו סריקה נכונה, תוכלו לחסוך כסף. אם אינכם חושבים שתהיו מסוגלים לבצע את הסריקה באופן שוטף וקבוע, כדאי שתפנו לחברה המספקת שירותי סריקה בבית הלקוח).
בהנחה שהגדרתם נכון את אופן הסריקה וכבר יש לכם סורק מסמכים מהיר ותוכנת ניהול ארכיון ממוחשב תוכלו להתחיל בתהליך הסריקה.
הכינו את הקלסרים הרצויים לסריקה. לפני סריקת כל קלסר פרקו את המסמכים, הסירו סיכות, יישרו את המסמכים, סדרו אותם לפי הסדר הרצוי. תוכנת הסריקה תיתן מספר לכל מסמך שתסרקו. תוכנות ארכיון מתקדמות יאפשרו לכם לתת גם שמות ולבצע מפתוח על שדות קבועים במסמכים מאותו סוג. קיימות בשוק תוכנות ניהול מסמכים בחינם, תוכנות ניהול מסמכים לניסיון, תוכנות ניהול מסמכיםלארגונים קטנים ועוד. 
לאחר שסרקתם את המסמכים בדקו אם לא פספסתם אף מסמך. בדקו שכל מסמך קיבל מספר (תוכלו להלחיף את המספר לשם לפי תוכן המסמך). את המסמכים הסרוקים העבירו לתיקייה עם שם שיבהיר היטב את אופי המסמכים. לסיום בצעו גיבוי לכל המסמכים שסרקתם.
סריקת מסמכים יכול להיות תהליך פשוט מחד, אך גם קריטי מאידך. אם אינכם בטוחים כיצד לבצע את סריקת המסמכים שלכם, כדאי שתזמינו יועץ או חברה המספקת שרותי סריקה. בדרך זו תימנעו מטעויות ותוכלו לקבל שרותי סריקה מקצועיים, אפילו בבית הלקוח.

 
כדי לקבל הצעת מחיר לתוכנת ניהול מסמכים, ו / או שירותי סריקת מסמכים, לחצו כאן >>

לעמוד הראשי - סריקת מסמכים