סריקת מסמכים
כל ארגון, חברה, עסק, מוסד וכדומה מייצר כמויות רבות של מסמכים משל עצמו ומקבל מסמכים רבים אחרים מספקים וממקורות חיצוניים. למעשה ליבו ומוחו של הארגון מבוססים על המסמכים הנצברים במהלך השנים.
ככל שנוקף הזמן, כמויות המסמכים נערמות וגדלות וקלסרים רבים ממלאים את משרדי הארגון ותופסים שטח יקר מפז.
סריקת מסמכים באה למעשה להשיג שתי מטרות: האחת - ליצור גיבוי חשוב למסמכי נייר חד פעמיים, והשנייה - לאפשר לקיים ארגון נטול מסמכים, ארגון המאחסן את המסמכים שלו בבתי גניזה ושומר קבצים דיגיטליים של מסמכים סרוקים.
באופן זה ניתן לאחזר במהירות כל מסמך שנסרק, להדפיס אותו, להציג אותו ולשלוח אותו בפקס, במייל או בכל דרך לכל גורם הנזקק לו.
סריקת מסמכים מאפשרת לארגון לשמור את המסמך המקורי, כאשר הוא מגובה על מדיה דיגיטלית (בכמה רמות גיבוי). הטכנולוגיה המודרנית מאפשרת כיום בקלות לאחזר מסמך סרוק הקיים ב
מערכת לניהול מסמכים (המכילה אפילו מליוני מסמכים) בלחיצת כפתור אחת. ללא
סריקת מסמכים כל זה לא היה אפשרי.
למעשה, אין כל צורך לאחסן את המסמכים המקוריים בבתי ארכיב (בתי גניזה), אלא ניתן להסתפק בתהליך
סריקת מסמכים המשמר אותם כקבצים דיגיטליים לאורך שנים רבות. בכל מקרה, אנחנו ממליצים לשמור גם את המסמכים המקוריים לתקופה שדורש החוק. כמו כן חשוב שגיבוי המסמכים הסרוקים יהיה רב שכבתי. גיבוי שישמור במספר מקומות וצורות של מדיה את המסמכים שנסרקו.
כיום כמעט כל ארגון מודרני, בכל גודל, מבצע סריקת מסמכים כגיבוי למסמכי המקור.
עברו למאמר הבא:
סריקת מסמכים - מה היתרונות?
סריקת מסמכים-שירותי סריקה-ארכיון דיגיטלי-חתימה אלקטרונית-תוכנה לניהול מסמכים-שרותי סריקה-סריקה באתר הלקוח-סריקת מסמכים באתר הלקוח-סריקת מסמכים בבית הלקוח
