סריקת מסמכים באתר הלקוח - כיצד?

התהליך פשוט. ישנם מספר פתרונות של סריקת וניהול מסמכים. הדרך הקלה והזולה ביותר היא רכישת סורק ארכיון מהיר ומודרני, 
תוכנת ניהול מסמכים (קיימות בשוק גם תוכנות ניהול מסמכים חינם) ולהתחיל לבצע תהליך סריקת מסמכים של כל הקלסרים בארגון. 
 
תוכנת סריקת מסמכים מודרנית, כזו המוטמעת בתוכנת ניהול מסמכים, כבר תיתן שם לכל מסמך סרוק.
כעת, לכל מסמך יש שם והוא מרוכז בתיקייה מתאימה. בצעו גיבוי של המסמכים הסרוקים ואחסנו את מסמכי הנייר במקום מבטחים, על כל צרה שלא תבוא.
 
קיימות מספר חברות המספקות שירותי סריקה. חברות אלה מגיעות לאתר הלקוח עם סורק מסמכים מתאים ומחשב נייד המצוייד בתוכנה מתאימה. כדי לקבל שירותי סריקת מסמכים באתר הלקוח, יש לפנות לנותני השירות פינה עם שולחן גדול עליו יונחו המסמכים הנדרשים לסריקה. כמו כן עליו יונח סורק המסמכים והמחשב הנייד.
 
אם יש לכם כמות גדולה של קלסרים לסריקה, רכזו אותם בקרטונים וכתבו על כל קרטון מה הוא מכיל.
חשוב שתגדירו מראש לחברת הסריקה מה הפורמט הרצוי של הקבצים שיתקבלו מתהליך הסריקה, באיזו רזולוציה תרצו שהסריקה תתבצע, האם תרצו לבצע תהליך זיהוי טקסט על המסמכים וכו'. סכמו מראש את מחיר שירות הסריקה באתר הלקוח עם החברה.
 
בדרך כלל הגעה לאתר הלקוח ומתן שירותי סריקה במשרדו שונים במחיר מאשר סריקת מסמכים בלשכת הסריקה של ספק השירות.
מצד שני זכרו שאינכם צריכים לשנע את הקלסרים מחוץ למשרד ואתם מקטינים מאוד את הסיכון לדליפת מידע בעקבות הוצאת המסמכים מחוץ למשרד.
 
אם אתם רוצים לעשות צעד נוסף קדימה, עליכם לבצע תהליך הנקרא מפתוח, תהליך המאפשר זיהוי של שדות במסמכים שסרקתם. תהליך זה מתאים לסריקת מסמכים שלהם שדות קבועים אותם תרצו לזהות. וכמובן, לבצע OCR (זיהוי טקסט) על המסמכים. ביצוע OCR על המסמכים הופך את המסמך מתמונה חסרת שכבות למסמך בר עריכה שניתן לזהות בו את הטקסטים. מסמך כזה ניתן למצוא בקלות במערכת ניהול מסמכים.

עברו למאמר הבא: 
סריקת מסמכים - מה היתרונות?