ניהול משרד ללא נייר
מהו משרד ללא נייר? האם קיים דבר כזה? האם יש לשאוף לכך?
למעשה כל הקונספציה של ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, יצירת ארכיון דיגיטלי וכדומה, משקפת גם יחד ניהול משרד ללא נייר. משרד ללא נייר משמעו עבודה בארגון עם קבצים דיגיטליים כך שניתן לשלוף כל מסמך שנזקקים לו, מבלי שהוא יהיה קיים באופן פיזי כמסמך נייר במשרד.
יש צורך לקבל החלטה בדבר שילוב המסמכים הישנים המתויקים בקלסרים עבי קרס ומאוחסנים בארכיונים ובתי גניזה. ארגון גדול עם מסמכים רבים המאוחסנים בבתי ארכיב, יכול להחליט כי רק משנה מסוימת, כל מסמכי הנייר שלו ישולבו במערכת ניהול משרד ללא נייר, או בשמה הנפוץ יותר - ניהול ארכיון מסמכים.
יתר המסמכים שלא ישולבו במערכת ניהול מסמכים יישארו מתויקים בקלסרים. לצורך כך יש לבצע הליך מוקדם של סריקת מסמכים ושילובם במערכת.
חברות המעוניינות בשירותי סריקה מקצועיים לצורך סריקת מסמכים ישנים והפיכתם למסמכים דיגיטאליים, מחפשות קודם כל אחר ספקי שרותי סריקה היכולים להגיע לאתר הלקוח ולסרוק במקום את המסמכים במשרד באמצעות סורקים מקצועיים לארכיון.
קיימות חברות המעדיפות למסור את ערימות המסמכים הישנים ללשכות סריקה המבצעות סריקת מסמכים בסורקים מקצועיים מהירים. החסרון כאן הוא הוצאת המסמכים מהמשרד וסכנה של אבטחת מידע. היתרון הוא ביכולת לסרוק כמויות עצומות במקום מקצועי אחד.
