תוכנה לניהול מסמכים סרוקים

סריקת תיקיות מרפאה
 
חברות רבות מפיקות מדי יום כמות עצומה של מסמכים, וזאת בנוסף למאות קלסרים, תיקים ומסמכים קיימים המאוכסנים בארונות המשרד, במרתף ובארכיב. המעבר ל"משרד ללא ניירת" הוא כבר לא חזון אחרית הימים או צורת ניהול למפונקים, הוא שיטה נוחה וחסכונית המתאימה לכל ארגון שרוצה להתייעל, לחסוך כסף, ולתת פתרונות מהירים לצרכים המשתנים היומיומיים של ניהול העסק בפן הפנימי ובעיקר מול הלקוחות.

כשארגון חושב על המעבר לשיטת ה"ארכיון דיגיטלי" או אם תרצו "משרד ללא נייר" הוא בודק את העלויות והזמן שעליו להשקיע במעבר, ולפעמים התוצאות והמחשבה על "סריקת ארכיון הניירות" יכולה להיות מרתיעה, עד כדי דחיית הפרוייקט בחודשים ושנים.

כדי לחסוך בשטחי משרד ולהתפטר מהכמות העצומה של הניירת הזו יש צורך להיעזר בשירותים של חברה המתמחה בשרותי סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטאליים איכותיים, במהירות, בנוחות, ורצוי במשרד של הלקוח.
ככל שחולף הזמן מסתבר שיותר ארגונים ועסקים מגלים את יתרונות המעבר לשיטת "משרד ללא נייר" והן ממירות את ארכיוני הניירת ותיקי המסמכים הרבים שנערמים במשרדים לקבצים דיגיטליים.

בעידן הטכנולוגי בו אנו נמצאים, המעבר לשיטת "המשרד הדיגיטלי" הופך לנדרש ואף הכרחי, לא רק בהיבט הפנימי של ניהול החברה וייעולה, כמו גם בהיבטי ניהול התקשורת עם הגורמים החיצוניים הרלוונטים לכם. לקוחות, ספקים ומשרדים אחרים מולם אתם עובדים.

התחום של "סריקת מסמכים" והפיכת המשרד הרגיל ל"משרד דיגיטלי" נמצא בנסיקה מתמדת והוא מוטמע כיום לא רק במגזר הפרטי אלא גם במגזר הציבורי. משרדי הממשלה עוברים ל"ניהול משרד ללא נייר". המשרד הרגיל ואפילו המשרד הממוחשב עושים צעד קדימה ועוברים לשיטת "ניהול משרד דיגיטלי".

בתיקון לחוק "תקנות העדות" בשנת 2005 נקבע כי מסמכים סרוקים באמצעות מחשב, יכולים להיות קבילים בביתי המשפט וניתן להגישם לבית המשפט כראייה לכל דבר. תיקון זה נתן דחיפה רצינית לתחום ה"משרד דיגיטלי" ודחף עסקים ומשרדים רבים לעבור דיגיטציה ולסרוק את הקלסרים והמסמכים שלהם לקבצים דיגיטליים.

מהם יתרונות השימוש בשיטת המשרד הדיגיטאלי?
 
לפני שנמנה את היתרונות, עליכם קודם לענות על מספר שאלות כדי לברר האם "המשרד הדיגיטלי" מיועד גם עבורכם.
– כמה מסמכים יש לכם כיום (בקרטונים, בקלסרים, בארונות, בארכיב, במרתף)?
– היכן אתם מאחסנים את המסמכים שלכם וכמה זה עולה?
– כל כמה זמן אתם נדרשים לשלוף מסמך ישן מהחומר המאוחסן?
– מה העלות החודשית של אחסון המסמכים הללו (בדקו את שטח האחסון ביחידת קרקע, הכפילו במחיר למטר. קחו את כל הוצאות המשרד וחלקו למספר המטרים שהמסמכים תופסים).
– כמה זמן המסמכים הללו יישארו באחסון (הכפילו בעלות האחסון שקיבלתם בסעיף הקודם ותקבלו הערכת עלות האחסון).
לאחר שקיבלתם את התשובות עליכם לבקש הצעות מחיר עבור סריקת מסמכים מחברות המספקות שירותי סריקה. ציינו את מספר המסמכים שיש לכם כך שתקבלו עלות מדויקת לסריקה. אם אתם רוצים לבצע ניהול מסמכים שנסרקו והפכו לקבצים דיגיטליים, אתם תזדקקו לתוכנת ניהול מסמכים. חשוב להכניס את עלות התוכנה וההטמעה כמרכיב בעלות הכללית להסבת המשרד ל"משרד דיגיטלי".
כעת אתם יכולים לקבל החלטה האם כדאי לכם לעבור לשיטת הארכיון הדיגיטלי (משרד ללא נייר, משרד דיגיטלי, משרד ללא ניירת).


Comments are closed.