תוכנה חינמית לניהול מסמכים

 

ארכיון מסמכים

כן, זה הריח של המסמכים העבשים, המסמכים המצהיבים. לפי הריח מזהים שנכנסים לתוך ארכיון מסמכים. הריח המיוחד והטחוב הזה של מסמכים ישנים המאוחסנים שנים ארוכות בתוך חדרון סגור או בתוך ארכיון מסמכים. קשה לטעות בריח הזה.

אלפי מסמכים מאוחסנים בתוך קלסרים עבי קרס מאכלסים מדפים צפופים. אם במקרה אתם צריכים לשלוף איזשהו מסמך מתוך המסמכים המאוחסנים בארכיון, קחו בחשבון שזה לא יהיה קל ופשוט.

איך כדאי לשמור את מסמכי הארגון?

כבר שנים ארוכות שארגונים רבים בארץ ובעולם משתמשים בארכיונים דיגיטליים בהם מאוחסנים הקבצים הסרוקים של מסמכי המקור של הארגון. במקום לבזבז כסף רב על משרד או מחסן שיכיל את כל הניירת הישנה שלכם, אתם יכולים לרכז הכל על גבי תקליטור DVD אחד. תקליטור שיכיל את כל המסמכים הסרוקים שלכם. זה נשמע פנטסטי ולא מציאותי, אבל פלאי הטכנולוגיה כבר מזמן מאפשרים לכם להיפטר מהררי המסמכים ומחדרי הארכיון העבשים.

למה זה כדאי?

סריקת מסמכים כבר מזמן אינה נחשבת למותרות אלא לצורך עכשיו. במציאות נדל"נית שבה כל מטר שכור עולה ממון רב לארגון אין הגיון כלכלי לבזבז כסף על מחסן או משרד שיכילו ניירת ישנה. יש פתרונות טכנולוגיים פשוטים וזולים. עלות האחסון גבוהה והתמורה נמוכה.

אתם יכולים לחסוך את עלות אחסון המסמכים בחדרי הארגון וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור. עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש.

אז עכשיו היכנסו לארכיוני המסמכים (או לחדרים בהם המסמכים שלכם מאוחסנים), הביטו סביבכם וחשבו כיצד אתם מבצעים את הפרויקט ששמו: "סריקת ארכיון מסמכים" ועוברים לארכיון דיגיטלי.

מה אני מבין בסריקת מסמכים

אין מה להיבהל, כדי לסרוק מסמכים אין צורך בתואר דוקטור. כדי ליצור ארכיון דיגיטלי (אלקטרוני), ולא משנה אם מדובר בארכיון מסמכים, ארכיון תמונות או שקופיות, או ארכיון ספרים, יש צורך בסורק מסמכים מקצועי ואיכותי וראש פתוח. למרות הממשק הידידותי של סורקי מסמכים מהדור האחרון, עדיין קיימת תופעה של "סקאנופוביה" אצל משתמשים עסקיים וביתיים.

כשם שמרביתנו לא משתמש ב- 10% מהיכולות הטמונות במכשירים אלקטרוניים כגון DVD ביתי, או בתוכנות משרדיות כגון וורד ואקסל, כך גם בעניין סריקת מסמכים. חוסר הידע מגביל את יכולת הניצול של הטכנולוגיות הרבות הקיימות בסורק המקצועי או בסורק לארכיון ובתוכנות הנלוות המסופקות אתו. בדקו בגוגל וחפשו אחר הסורק המתאים לצרכים שלכם. ההשקעה היא חד פעמית והמחירים בהחלט סבירים.

לאחר שהצטיידתם בסורק נשארה סוגיית התפעול. מי יבצע את הסריקה בפועל. קחו בחשבון שאם תסרקו בעצמכם אתם תחסכו הרבה מאוד כסף. אם כוח האדם שבארגון שלכם פנוי בחלק מהיום, אתם יכולים לרתום אותו למטרה הזו ולבצע סריקה בשעות הפנויות. בדרך זו עלות הפרויקט תהיה זולה (ממילא אתם משלמים שכר לעובדים).

מי יסרוק לי?

כפי שהוזכר בפסקה הקודמת – אתם יכולים לסרוק בעצמכם. אם אין לכם זמן, מקום, יכולת או כל סיבה אחרת, פנו לחברת סריקה. לאנשים ועסקים הזקוקים לשירותי סריקה בפרקי זמן קצרים, או לכאלה החוששים מ"עימות" עם סורק מסמכים, קיימת האפשרות להיעזר בחברות סריקה הנותנות שירות סריקה בלשכות סריקה או מגיעות לאתר הלקוח עם סורקי מסמכים מקצועיים, מחשב נייד וצורב.

חברות אלה סורקות מסמכים או התמונות, מייצרות מכל מסמך או תמונה את הקובץ הרצוי למזמין העבודה, ובסיום הן מגישות למזמין תקליטור ובו הקבצים הסרוקים.

Comments are closed.