תוכנות ניהול מסמכים

 מערכת לניהול מסמכים

ניהול מסמכים וארכיון דיגיטלי – מדוע זה חשוב?

תוכנות ניהול מסמכים מאפשרות לארגונים רבים הפועלים במשך שנים ארוכות בסביבת הנוחות שלהם, ובשיטות המוכרות ובטכנולוגיות הישנות, לעלות מדרגה לניהול יעיל יותר. ארגונים מסוג זה סובלים החוסר הקדמה והעובדה שאין ברשותם ארכיון דיגיטלי פוגעת לבטח ביכולת של הארגון ליצור שרידות של הידע והמידע החשובים של הארגון. לו היו דואגים להמיר את הידע המודפס לידע דיגיטלי, הם היו נהנים מיתרונות רבים.

הם היו מסוגלים לחסוך זמן וכסף באמצעות איתור מהיר ושליפה כמעט מיידית של מסמכים. החסכון הוא לא רק בזמן אלא בעלויות אכסון בבתי ארכיב או אכסון בשטחי המשרד. הם היו מונעים מעובדים או מגורמים עויינים המסתובבים במשרד ברשות, לשלוף מסמכים, לצלמם ולהחזירם למקומם (מה שמוגדר כריגול תעשייתי. כאשר המסמכים מופיעים כקבצים ומנוהלים במתודולוגיית אבטחת מידע ברמה גבוהה, האפשרות לזליגת מידע כזה היא נמוכה מאוד). הם היו מוגנים מפני אובדן מסמכים או כל סוג פגע רע אחר המזיק למסמכים.

הם היו מוודאים שכאשר מסמך יוצא ממקומו בקלסר לכל צורך שלא יהיה, המסמך גם חוזר למקומו הטבעי ויהיה זמין לפעם הבאה. כאשר אתם מחליטים להזמין סריקת מסמכים, עליכם להחליט האם המידע הגלום במסמכים מצריך סריקה בבית הלקוח. אם המידע אינו רגיש אתם יכולים לשנע את המסמכים ללשכת סריקה. אם המידע רגיש הזמינו סריקת מסמכים בבית הלקוח ותוכלו להשגיח על צוות הסריקה.

למידע נוסף היכנסו למתחם המאמרים באתר.

זקוק מיידית להצעת מחיר מדוקיומנטס?

חייג 054-588-0060

Comments are closed.