?מדוע כדאי להשתמש בארכיון ניהול מסמכים דיגיטלי במשרד המודרני

 סריקת מסמכים ברעננה – כפר סבא

לא משנה איזה סוג של עסק אתה מנהל, עלויות ההתמודדות עם תיעוד נייר יכולות להיות מאוד גבוהות. חלק מעלויות אלה אינו נראה לעין, אם כי הם הופכים למובן מאליו ברגע שאתה ער להם. אחד מהיתרונות הגדולים של הטכנולוגיה הדיגיטלית הוא בכך שהיא מאפשרת יצירת עותקים אינסופיים של כל מסמך מבלי שיש לכך מחיר ויש לכך השלכות גדולות לעסקים מכל הסוגים. להבדיל מעלויות נייר, עלויות שטחי אחסון לקלסרים, עלויות מידוף או אפילו עלות הקלסרים עצמם, לקובץ דיגיטלי אין מחיר. למעשה, העלות היחידה היא העלות הנדרשת כדי לשמור אותו בסוג כלשהו של מדיה דיגיטלית. 

ארגונים משקיעים כסף רב כאשר מדובר במסמכים. מחקרים שנעשו בארצות הברית העלו כי אחוז אחד מכל מסמכי הנייר בארגון הולך לאיבוד או אינו מתוייק במקום בו היה צריך להיות מתוייק, או אינו מוחזר למקום בו תוייק מלכתחילה. נתונים אלה מצביעים למעשה על כך שיותר אנשים מבלים זמן רב בחיפוש אחר מסמכים אבודים. מערכות ניהול מסמכים דיגיטליות (במשרד ללא נייר) מאפשרות לפתור את הבעיה, לסייע בחסכון של כסף, זמן ושטחי אכסון, בהגברת היעילות בעבודה ובהקטנת עלויות התפעול.

ארכיון דיגיטלי – מותרות או יתרונות?

כל עסק חייב לשמור על המסמכים והניירת שלו ולאחסן אותם במקום המיועד לכך. אחת הבעיות עם מסמכי נייר המאוחסנים בארכיון מרוחק היא שבסופו של דבר הם לא באמת משרתים את המטרה, אבל הם עדיין צורכים משאבים. לדוגמה, אם יש לך עסק כלכלי שיש לשמור תיעוד של שנים רבות אחורה, לא בטוח שהניירת תישאר במצב קריא ולא תתפורר. בכל מקרה תצטרכו לשלם כסף רב למשך כל שנות האחסון. להבדיל ממסמכי נייר, מסמכים דיגיטליים (קבצים) ניתן לאחסן בארכיון דיגיטלי בדיסקים קשיחים הן בעסק עצמו והן במיקום מרוחק, כולל אחסון בענן. לא משנה כמה מסמכים יש לך בארכיון הדיגיטלי, אתה צריך רק מדיה מתאימה בנפח שלה כדי לאחסן את כולם.

מסמך דיגיטלי יכול להישלח בדואר אלקטרוני למספר רב של נמענים (להבדיל ממסמכי נייר הנשלחים במעטפות ובולים או באמצעות הפקס) והוא נשלח למספר רב של נמענים מבלי לצרוך משאבים נוספים. זה הופך את הלוגיסטיקה של ניהול העסק להרבה יותר קל.

תוכנה לניהול מסמכים

תוכנת ניהול מסמכים מאפשרת לעסקים מגוון יתרונות בעבודה עם תיעוד דיגיטלי. התוכנה מאפשרת ניהול מסמכים באמצעות תיוג עם מילות מפתח כך שקל מאוד לחפש ולאתר כל מסמך. ניתן לחפש במסמכים מילים או ביטויים מסוימים וניתן לוודא שמידע רגיש יהיה מוצפן. משרד ללא נייר או ארכיון דיגיטלי נראה ממבט ראשון מורכב יותר על פני השטח מתיעוד נייר, אך הוא למעשה הרבה יותר פשוט לשימוש, והוא בחירה הגיונית עבור עסקים מכל הגדלים.

אם אתה מחפש חברה שתקים עבורך מערכת ניהול מסמכים או אתה מעוניין לבצע סריקת מסמכים לצורך שילובם בתוכנת הארכיון הממוחשב שלך, דוקיומנטס – סקאנבוק מציעה לך את שירותיה.

לקבלת פרטים נוספים חייגו עכשיו 054-588-0060. או שלחו מייל: info@documents.co.il

Comments are closed.