סריקת מסמכים לארכיון

סריקת תיקים רפואיים
 
חברות יכולות לשפר באופן משמעותי את אבטחת המידע שלהם עם קבצים דיגיטליים. מסמכי נייר רגישים לפגעי הזמן ולאסונות כמו שיטפון ואש. טעות אנוש יכולה לגרום לאיבוד מסמכים וריגול תעשייתי מהווה גורם סיכון לגניבה. ברגע שהנייר נעלם, הנזק הוא בלתי הפיך. סריקת מסמכים יוצרת קבצי מסמכים דיגיטליים שניתן לאחסנם באופן מאובטח ומגובה, תוך מתן הרשאות גישה לעובדים. 
 
ניתן ליצור מספר שכבות הגנה באמצעות ססמה ומידור מה שמבטיח שקבצים נגישים לעובדים המתאימים וכי קבצים רגישים אינם בסכנה. ניתן להעביר את המסמכים ממקום למקום בלחיצת כפתור. שולחים במייל או מעלים לענן ונותנים שיתוף למי שרוצים. מכל הסיבות האלה, לסריקה יש תפקיד חיוני בארגונים בשנים הבאות. 

ארגון המעוניין להמיר את המסמכים, כרטיסי הביקור, התמונות, השרטוטים והתוכניות שלו למדיה דיגיטלית, יכול לעשות זאת בעזרת סריקת מסמכים. הסריקה מתאימה למסמכים מכל סוג והיא נועדה ליצור משרד ללא נייר המנוהל באמצעות תוכנת ניהול מסמכים וארכיון אלקטרוני עם שליטה במידע וניהולו בקלות ובמהירות. באמצעות הסריקה מסמכי הארגון הופכים להיות זמינים לשליפה מהירה בלחיצת כפתור. הסריקה מהווה פתרון מתקדם להמרת מידע המצוי על גבי נייר לקבצים דיגיטליים כאשר התוצאה היא משרד ללא נייר וניהול המידע הארגוני בארכיון דיגיטלי.

מדוע כדאי לשמור מסמכים, ספרים ותמונות באחסון דיגיטלי?

הסריקה מייצרת חיסכון משמעותי באחסון – במקום להשתמש בארוניות, מדפים, חדרים או אפילו מחסנים שלמים, כל המידע שהיה בקלסרים שסרקתם מרוכז כעת כקבצים דיגיטליים במקום אחד קטן (שרת, מחשב מקומי, ענן, תקליטור, טייפ גיבוי ועוד…) המאפשר גישה מהירה לחומר. סריקת המסמכים ושמירתם בארכיון ממוחשב חוסכת שטחי אחסון ומייצרת גיבוי מצוין למסמכי המקור. 

ניתן לשמור את המסמך המקורי בבית גניזה גם לאחר סריקתו לתקופה מסוימת, ובו בעת ליצור גיבוי רב שכבתי לקבצים הסרוקים. ברגע שסרקתם את המסמכים וביערתם אותם (או העברתם אותם לאחסון בארכיון חיצוני), התפנה במשרד שטח יקר אותו תוכלו לנצל למטרות שונות. 

המסמכים שנסרקו והפכו לקבצים דיגיטליים, שולבו בשרת הארגוני וניתנים לשליפה תוך שנייה, ללא בזבוז זמן בחיפוש ממושך בקלסרים המאובקים. ניתן לאתר כל מסמך לפי שמות, שדות מפתח, תאריכים, סימנים מזהים וכדומה. הסריקה מהווה אקט ירוק ומסייעת לשימור הסביבה. במקום להדפיס מסמכים, סורקים אותם ושולפים את הקובץ במחשב. אם צריך להעביר את המסמך ללקוחות או נמענים אחרים, עושים זאת בדואר האלקטרוני. אין צורך להדפיס, סורקים ושולחים במייל.

Comments are closed.