סריקת קלסרים

ניהול מסמכים תוכנה

בעקבות הקדמה הטכנולוגית, ארגונים רבים עוברים לעבודה ללא נייר. הסיבה העיקרית לכך היא חסכון עצום בכסף, זמן ושטחי אחסון יקרים. מנהל הארגון מעוניין שתשומת לב העובדים תתרכז בתחום עיסוקים והתמחותם ולא בתיוק מסמכים בקלסרים והכנסתם לארכיון מסמכים. ארגונים גדולים ומוסדיים נוטים להעסיק מספר עובדים באיסוף המסמכים בארגון, תיוקם בקלסרים (עבודה שאורכת זמן רב כשלעצמה), החזרת הקלסרים למקום או אחסונם ושליחתם לארכיב.

הקדמה הטכנולוגית מאפשרת כיום לארגון להוזיל את עלויותיו באמצעות העסקת עובד פנימי שיתמחה בארכוב המסמכים ואחסון מידע. אם יש לך כמויות קטנות של מסמכים, קנה סורק מסמכים מקצועי וסרוק את המסמכים בעצמך או בעזרת אחד העובדים. אם כמויות המסמכים גדולות, מומלץ להיעזר בחברות המספקות שירותי סריקה באתר הלקוח. באופן זה תבטיח שהמידע הסרוק יישאר בארגון ולא יזלוג החוצה. 

אותו עובד יטפל במסמכי הארגון, ירכז אותם, יסרוק אותם, יגדיר את הנתונים הדרושים, יאחסן אותם בתיקיות הרצויות בשרת (ויבצע גיבוי ושמירתם ע"ג תקליטורים). במקום לאחסן את המסמכים בקלסרים ותיקיות התופסים שטח רב ויקר במשרד הארגון יכול לוותר על שמירת הניירת החל מהרגע שהיא נסרקה ועברה למדיה דיגיטלית (אלא אם כן חלה עליה חובת שמירה למספר שנים).   

בארגונים גדולים שטחי אחסון המסמכים (הארכיב) מתפרסים על מאות מטרים יקרים המכילים תיקים רבים. מלבד עלות האחסון היקרה  קיים סיכון שהניירת לא תשמר בצורה טובה ובטוחה והמסמכים יצהיבו, יתבלו ויעלו עובש באופן כזה שיהפכו להיות בלתי קריאים.   

פן נוסף הוא הפן הבטיחותי. במקרים כגון פריצה וגניבת המסמכים, הצפת שטח האחסון, שריפת המסמכים, ארועי טרור או כל אסון ארגוני אחר, כל המידע שנצבר בארגון ייעלם אף הוא ולא יהיה ניתן לאחזרו. 

פתרון נוסף הוא סריקת מסמכים ושמירתם במדיה מגנטית ובמקביל אחסון המסמכים בבית גניזה. רוב בתי הגניזה מספקים גם שירותי ניהול מסמכים דיגיטליים הניתנים לשליפה מהירה וגם שירותי סריקת מסמכים

המגמה היא אם כן להעביר את מסמכי הנייר לארכיון ממוחשב. השיקול הוא חסכון במקום ושליפת מידע מהירה. את התיקים עמוסי הנייר מחליפים תקליטורים המכילים מאות ואלפי מסמכים שנסרקו ועברו לפורמט דיגיטלי. הארכיון הדיגיטלי חוסך זמן בתיוק ובחיפוש המסמכים הנמצאים בקלסרים וחוסך כסף המתבזבז על צילומי המסמכים.

התקליטורים המודרניים עמידים בפגעי הזמן, הם אינם מצהיבים, מתפוררים, נקרעים, מתבלים או מתכלים. הם תופסים פחות שטח מדף קטן וחוסכים במקום אחסון. רק לידיעה, בתקליטור נכנסים כ- 35,000 דפי A4 שנסרקו ברזולוציה של כ- 100DPI.

החיפוש אחר המסמכים המאוחסנים בתקליטורים נוח, קל, מהיר ופשוט. בד"כ משתדלים לבצע סריקת מסמכים לקבצי PDF Searchable, כאלה המאפשרים לבצע עליהם חיפוש ומציאת טקסט מסויים.

חברות סריקה, לשכות לסריקת מסמכים, וספקים המציעים שירותי סריקת מסמכים בבית הלקוח צורבים את קבצי המסמכים על תקליטורים ומספקים אותם ללקוחות. ישנם ספקי שירותי סריקה המציעים גם שירות העלאת הקבצים של המסמכים הסרוקים לאתר FTP באינטרנט או לשילוב ברשת האינטרא-נט הפנימית של החברה המזמינה.  כמו כן מציעים ספקי שרותי סריקה מסוימים שירות המשלב סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי ובנוסף שמירת המסמכים בארכיון פיזי בקרטונים שמורים. כאשר הלקוח מבקש את המסמך המקורי, הספק שולף אותו ממקום האחסון ומעביר אותו במהירות ללקוח.  

זקוק מיידית להצעת מחיר מדוקיומנטס?

חייג עכשיו 054-5880060

Comments are closed.