איך סורקים מסמך למחשב

סריקת מסמכים

?סריקת מסמכים – מתי עודף נייר הופך להיות בעיה במקומות העבודה

כמויות גדולות של מסמכים וניירות יוצרים שלוש בעיות עיקריות בארגונים, עסקים ומקומות עבודה: חוסר במקום פנוי, בזבוז זמן מיותר, וחוסר ארגון. אחסון מסמכים וניירת משרדית בתוך מגירות, ארונות, מדפים וגם במחסנים תופס הרבה מקום. ככל שכמות המסמכים הולכת וגדלה, זה הופך להיות מאתגר לארגון למצוא פתרון ובדרך כלל דורש הרבה זמן לפתור את הבעיה.
קשה מאוד לחפש מסמך מסוים בתוך ערמות של מסמכים שאינם מתויקים בצורה שיטתית. ויותר מכך, אבדן של מסמך חשוב עלול גם לגרום לבעיות משפטיות. שירותי סריקת מסמכים הופכים את מסמכי הנייר למסמכים אלקטרוניים דיגיטליים ומאפשרים לאחסן אותם במערכת ארכיון דיגיטלי במקום אחסון בארכיון מסמכים פיזי.

כשאתה זקוק למסמך מסוים, אינך צריך לנבור במחסן המסמכים או לפתוח קלסרים רבים בתקווה שהמסמך יימצא.
עובדי המשרד אינם צריכים לבזבז זמן רב בחיפוש בקלסרים, קרטונים עמוסים ובמגרות אחר המסמך הנדרש. חיפוש אחר מסמכים לוקח זמן רב, במיוחד כאשר אין לך ארונות תיוק מסודרים. אתה יכול לבזבז שעות ארוכות בחיפוש ובסוף לגלות שהמסמך איננו.

אז אם הכתובת כתובה על הקיר ("צריך ארכיון דיגיטלי, ומיד"…), מדוע שלא להקדים תרופה למכה ולהתחיל ליישם? הגיע הזמן שארכיון המסמכים בארגון יעבור התמרה דיגיטלית ויהפוך להיות ארכיון מודרני, מתקדם ודיגיטלי. היכולת לבצע סריקת מסמכים למחשב במהירות מאפשרת לכל ארגון להקים ארכיון דיגיטלי שבו יאוחסנו הקבצים שנוצרו לאחר תהליך סריקת המסמכיםבמקום לאחסן מסמכים בקלסרים, בקרטונים, ובמגרות צפופות, סורקים את כל המסמכים באופן שיטתי ומייצרים קבצים דיגיטליים המהווים צילום של מסמכי המקור.

סריקת מסמכים – היכן מגבים?

את הקבצים יש לשלב במערכת המחשוב הארגוני וניתן יהיה לגבותם גיבוי רב שכבתי כדי להבטיח עותק של כל קובץ כזה לכל מקרה שלא יהיה. במידה ומסמכי המקור אינם כאלה שהחוק דורש לשמור מספר שנים, ניתן יהיה לבער אותם ולפנות מקום ושטח למטרות אחרות.
ארגון מתקדם לא יסתפק רק בסריקה, הוא יבקש להטמיע מערכת לניהול מסמכים שתדע לנהל בצורה חכמה את כל הקבצים הללו ותאפשר שליפה מהירה של מסמך שתחפש בהקלקת מקש מחשב.

ניתן לשמור את הקבצים בתקליטורים. בתהליך הסריקה מקבלים את הקבצים של המסמכים הסרוקים בתקליטור, אותו מומלץ לשכפל מספר פעמים ולשמור במקום בטוח. בנוסף לשמירת קבצי המקור בתקליטורים כדאי להשתמש בטייפ הגיבוי המסורתי ולבצע גיבוי חכם מידי יום, כאשר את הקלטות יש לשמור במקום מרוחק לכל מקרה שלא יקרה.

אם יש לכם כמות לא גדולה (אלפים עד עשרות אלפים) תוכלו לשמור אותם אפילו בדיסק און קי בנפח הגדול ביותר הקיים בשוק. קובץ שנסרק ברזולוציה בינונית בשחור לבן אינו תופס נפח רב. בדרך זו תיצרו שכבה נוספת של גיבוי נייד בנוסף לגיבוי בתקליטורים ובכונני הגיבוי.
דרך נוספת היא אחסון גיבוי המסמכים באינטרנט. קיימים אתרים הנותנים שירותי אחסון מסמכים לכמויות גדולות מאוד של קבצים בעלות נמוכה ואטרקטיבית. חשוב לוודא את רמת האבטחה של האתר ולחשוב פעמיים לפני שמעלים לאתר מסמכים מסווגים.

זקוק מיידית להצעת מחיר מדוקיומנטס?

חייג עכשיו 054-5880060!

Comments are closed.