סריקת מסמכים, ניהול מסמכים, ארכיון דיגיטלי – קווים מנחים

 
ארכיון דיגיטלי – קווים למחשבה על המערכת הרצויה – Digital archive software  
 
כדי לבנות ארכיון דיגיטלי שייתן ערך רב לניהול המסמכים של הארגון שלכם, מומלץ לבדוק מספר אופציות לפני החלטה על המערכת המתאימה. בהנחה שביצעת כבר הליך של סריקת מסמכים וכדי שתקבל מושג על הנקודות החשובות במערכת ארכיב דיגיטלי חשוב שתענה על השאלות הבאות:
 
– האם אתה מעוניין לנהל את מסמכי הארגון כמערכת סגורה ללא גישה מבחוץ, או כמערכת עם גישה מהאינטרנט?
– האם חשוב לך שאינדקס המסמכים יהיה למשתמש אחד, שניים, חמישה או כל מספר אחר?
– האם אתה רוצה לנהל את תיקיות המסמכים בכמה רמות?
– האם תרצה יכולות עריכה מתקדמות?
– האם תרצה לקבוע היכן לאכסן את הקבצים?
– האם צריך מעקב אחר הקבצים והתיקיות? והאם תרצה יכולת גיבוי מובנית במערכת?
– האם תרצה לשלב מערכת הודעות פנימית ומערכת דוא"ל חיצונית?
– כיצד תרצה שהמערכת תיראה?
– האם יש צורך ביכולות חיפוש בתוך הקבצים או שחיפוש בשמות הקבצים מספיק?
– האם אתה זקוק ליצור הרשאות למשתמשי המערכת? ואם כן, מה הרמה הטכנולוגית של המשתמשים?
– האם יש צורך במנהל מערכות מידע לסיוע בתפעול המערכת או שיש צורך בתמיכה של הספק?
– האם אתה רוצה תמיכה בקבצי PDF? האם אתה זקוק ליכולת זיהוי טקסט (OCR)?
– האם למערכת המוצעת יש ממשק משתמש ידידותי לסביבה או ממשק קטסטרופאלי?
– האם אתה מעוניין לשתף את הקבצים בין כל משתמשי הארגון או שאתה רוצה להגביל למשתמשים מסוימים?
– האם אתה רוצה שחלק מהמשתמשים יוכל רק לצפות במסמכים, חלק יוכל לעדכן וחלק יישארו בצד ללא כל גישה?
– האם חשוב לך שגרסאות ישנות של מסמכים שעברו שינוי על ידי משתמש זה או אחר יישארו לתיעוד או יימחקו?
– האם יש צורך בכניסה מאובטחת SSL למערכת או שניתן להסתפק באבטחה רגילה?
– כמה קבצים יש לכם בארגון והאם מערכת ניהול המסמכים תומכת בכמות זו?האם יש לה אופציה להגדלת כמות המסמכים?
– מה התקציב של הארגון?
– האם יש לך מערכת ניהול מסמכים נוכחית ואתה רוצה לבצע הגירה של המסמכים ממערכת למערכת?
– האם המערכת צריכה להתממשק עם מערכת ERP?
– ועוד ועוד….

Comments are closed.