ERP ניהול מסמכים בסביבת

ניהול מסמכים שרפויינט sharepoint 

בעשר השנים האחרונות נכנסה לארץ מהפכת המשרד ללא נייר וחברות ומשרדים רבים החלו לעבור לעבוד בסביבה נקייה מקלסרים. המעבר לסביבת עבודה נטולת נייר נגרמת הן מתוך מודעות לאיכות הסביבה והן מתוך מטרה להשיג חסכון גדול בזמן וכסף.
חברות שעברו לעבוד במשרד ללא נייר מדווחות על כך שהעובדים כיום מתמקדים בתחום התמחותם הספציפית במשרד ופחות עוסקים באיסוף וחיפוש אחרי ניירות ומסמכים.

כדי לעבור לסביבה נטולת נייר יש לבצע הליך של סריקה באמצעות חברה לסריקת מסמכים. חשוב לבחור בחברת סריקה איכותית עם ציוד מקצועי ומתאים.
חברות גדולות הנעזרות במערכות ERP ו- CRM מעדיפות כיום לבחור במערכת עם התממשקות למערכת ניהול מסמכים או למערכות מובנות המכילות כבר תוסף לניהול מסמכים. חשוב לוודא שהתוכנה לניהול מסמכים שאתם רוכשים תתממשק ל ERP הארגוני שלכם.

ניהול מסמכים בארגון

לפני רכישת תוכנה לניהול מסמכים בארגון שעובד עם ,ERP רצוי מאוד לבקש התקנה ניסיונית לבחינת פעולת פונקציית ניהול המסמכים מתוך ה- ERP. בחינה כזו חובה שתיעשה על ידי התמיכה הטכנית של ה ERP כדי לשלול חוסר התאמה העלול להתגלות בהמשך.  כמו כן יש לוודא שניתן לבצע סריקת מסמכים מתוך ה- ERP ולא רק מממשק ניהול המסמכים.

עבודה ארגונית בסביבת ERP יחד עם ניהול מסמכים מאפשרת לארגון יכולת לנהל את הידע והמידע בצורה רוחבית ומסונכרנת, תוך שיתוף המסמכים וניהול ארכיון דיגיטלי, בין אם מערכת ניהול המסמכים היא חלק מובנה ב ERP או שהיא מתממשקת ל ERP הארגוני הקיים.

ניהול מסמכים סרוקים

אם אתם שומעים סביבכם את המושגים: ניהול מסמכים סרוקים, ניהול מסמכים בענן, ניהול מסמכים sharepoint, ניהול מסמכים בארגון, ניהול מסמכים תוכנה, ניהול מסמכים moss, אל תתרגשו. בסךהכל מדובר בתוכנות שתנהלנה את מסמכי הארגון (אלה שיוצרו בארגון ואלה שיובאו לארגון בעזרת סריקה).

בדיקה שערכנו בארגון גדול גילה שכ- 15% מעובדי הארגון מבזבזים את זמנם בתיוק מסמכים, שליפת מסמכים, חיפוש מסמכים, חיפוש קלסרים, הוצאת מסמכים מקלסרים והחזרתם למקום. לו הארגון היה מנהל את המסמכים במערכת ייעודית לנושא, העובדים הללו יכלו לשפר את יעילות הארגון ולהגדיל את התפוקה.

מערכת ניהול מסמכים (או ניהול ארכיב / ארכיון דיגיטלי) מיועדת ליצור תיוק אוטומטי של מסמכים שעברו סריקה, כאשר הקבצים הסרוקים נשלחים לתיקיה המיועדת לכל קובץ בנפרד בהתאם לתוכנו.  
מסמכים כגון הזמנות, חשבוניות, טפסים שונים, תעודות משלוח, חוזים, דוחות וכדומה, אמורים להיסרק ולעבור ישירות לארכיון, כאשר הקובץ של המסמך הסרוק מיותק במקום המתאים לו באופן אוטומטי. כאשר מערכת ה ERP נדרשת לשלוף מסמך מסויים, היא עושה זאת באופן אוטומטי ומהיר לכל מטרה של המשתמש.

סריקת מסמכים למחשב

גם עסקים קטנים יכולים לחסוך בעלויות הטיפול בניירת. במקום שכוח האדם יוקדש לטיפול במסמכים, ניתן להפנותאותו לתהליכים יצרניים ובכך להגדיל את הכנסות העסק, ובד בבד להקטין את ההוצאות בכך שלא מבוזבז זמן עבודה יקר על טיפול במסמכים, בהנחה שהותקנה בעסק מערכת ניהול מסמכים מתאימה.

לא די בכך שהעסק ישיג חסכון בזמן והכסף המבוזבזים בטיפול במסמכים. תהליך של סריקת מסמכים מאפשר לארגון לבער את המסמכים שנסרקו (בהנחה שהקבצים הסרוקים עברו גיבוי והם מאוחסנים במספר אתרים לצורך שרידות המידע) ולחסוך בשטחי אחסון יקרים שעולים כסף רב מידי שנה.            

Comments are closed.