ניהול מסמכים – הדרך החכמה לנהל את הניירת שלכם

סריקת תיקיות,סריקת תיקיות רפואיות

עובד במשרד אשר נזקק לאתר מסמך מסוים צריך לעשות מספר פעולות שנמשכות פרק זמן שיכול להימשך בין דקות ספורות לבין שעות רבות. אם המסמך אמור להיות בקלסר המאוחסן בארכיון החברה, העובד צריך לגשת לארכיון (בהנחה שהארכיון קרוב וזמין), לחפש את הקלסר המתאים ולהתחיל לדפדף ולחפש את המסמך. בהנחה שהמסמך אכן נמצא במקומו ולא הוצא ממנו בעבר מכל סיבה שהיא ולא הוחזר למקומו, הסיכוי שהתהליך יהיה קצר הוא גבוה. במידה והמסמך לא הוחזר למקומו, הסיכויים לאתר אותו קלושים עד בלתי אפשריים. 

הזמן המושקע על ידי העובד באיתור המסמך מתורגם לכסף ומכאן ניתן להבין שאיתור מסמך יכול לעלות לארגון גם מאות שקלים. בהנחה שלאחר השימוש המסמך יוחזר למקומו, בפעם הבאה האיתור יהיה מהיר יותר. אבל כיוון שהארגון מורכב מעובדים רבים ולא כולם אחראים ומסודרים, לא בטוח שהמסמך יחזור למקום המתאים בו הוא צריך להימצא.

מנגד, כאשר משתמשים בתוכנה לניהול מסמכים ומחפשים מסמך מסוים, הדרך לעשות זאת פשוטה מאוד: מקלידים את מילת הזיהוי הרצויה (שם הלקוח, מספר תעודת משלוח או חשבונית, מספר הזמנה, תאריך וכדומה). החיפוש יציג את האפשרות המתאימה ולאחר מכן נוכל להמשיך ולעשות עם המסמך שאיתרנו כרצוננו. מה הרווחנו? חסכנו זמן. אם המערכת מקבלת לתוכה גם מסמכים סרוקים (כגון תעודות משלוח החתומות על ידי הלקוח, הזמנות חתומות, חשבוניות חתומות וכדומה, 

עצם הסריקה ייצר תמונה של המסמך ביום שנסרק למערכת ניהול המסמכים. אם מחר, מכל סיבה שהיא, המסמך יתבלה, ירקיב, יצהיב, ידהה, יירטב, יעלה באש או ייעלם, תמיד נוכל להציג את המסמך הסרוק תוך שניות. סריקת מסמכים חיצוניים ושילובם בתוכנה לניהול מסמכים (תוך הקלדת מילות מפתח מתאימות בשדות המפתח), מאפשרת לארגון להתנהל ביעילות וחסכוניות ולמנוע טעויות רבות המתרחשות בתיוק ידני של מסמכים בקלסרים.
בניית ארכיון דיגיטאלי המבוסס על תוכנת ניהול מסמכים מצריך השקעה כספית לא גדולה וחד פעמית, אבל לאורך זמן הוא חסכוני יותר (גם בכסף, בזמן ובשטחי משרד), חכם יותר, ומדויק יותר. ואם אתם דוגלים בעולם ירוק, על אחת כמה וכמה.

Comments are closed.