איך ניהול מסמכים מסייע לעסקים קטנים

ניהול מסמכים

מספר גדל והולך של חברות וארגונים עוברים לעבודה במתכונת משרד ללא נייר. הם חוסכים הרבה כסף, חוסכים זמן, מגיבים מהר מאוד בשליפת מסמכים ומפחיתים את ההשפעה השלילית שיש לשימוש בנייר על הסביבה. עובד משרד ממוצע משתמש 833 גיליונות נייר לחודש ועלותם השנתית היא 600 ש"ח. תעשו חשבון כמה עובדים יש במשרד שלכם ותבינו כמה אתם מבזבזים רק על נייר. ולידיעה כללית, יש צורך ב- 10 ליטרים של מים כדי לייצר גיליון אחד של נייר A4.

למרות האמצעים הדיגיטליים הרבים והזמינים היום לכל דורש כדי לבצע סריקת מסמכים בקלות ובמהירות, עדיין 95% מהמידע העסקי עדיין מאוחסן על נייר. הפסקת השימוש בנייר יכולה לחסוך לארגון המון כסף ולייעל משמעותית את העבודה במשרד. אם כן מדוע המעבר לעבודה עם ארכיון דיגיטלי נעשה על מי מנוחות?

התקנת תוכנת ניהול מסמכים בעסקים יכולה להיות פתרון נהדר בעיקר עבור חברות שאין להם עובדים רבים. על ידי סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים המנוהלים במחשב, הם יימנעו מעומס ניירת במדפים ובארונות התיוק ויזדקקו לשטחי משרד קטנים יותר. בדרך זו ניתן לחסוך הרבה זמן וכסף. היתרונות של משרד ללא נייר יכולים להיות מורגשים כמעט בכל מגזר – אפילו בתחום השירותים המשפטיים ניתן כיום להתבסס על קבצים דיגיטליים ומסמכים סרוקים.

תוכנה לניהול מסמכים מסוגלת לאחסן קבצי אופיס, קבצי PDF, קבצי מייל, פקסים דיגיטליים, קבצי תמונות סרוקות ועוד, וניתן לתת הרשאות צפייה ועריכה לעובדים בהתאם למדיניות האבטחה בארגון, ואם מקפידים על שימוש נכון ועקבי בתוכנה ובתהליך הסריקה הנלווה, ניתן ליהנות מזרימת עבודה וחסכון כספי משמעותי למשרד. 

ניהול מסמכים

Comments are closed.