ניהול מסמכים – האם עבודה וגישה מרחוק מגבירה את הסיכון

סריקת מסמכים

לא צריך להיות חסיד אדוק של עבודה מרחוק כדי להבין כמה יתרונות גלומים בעבודה מרחוק – הרשאה לעובדים לבדוק את הדואר האלקטרוני, יכולת לסקור מסמכים בזמן שהם יושבים ברכבת ונוסעים למשרד (או לפגישה עם לקוחות), אפשרות לכתוב גרסה מעודכנת לקובץ וורד המאוחסן בענן וכדומה.

ככל שעבודה מרחוק הופכת לנפוצה יותר, כך גם הבעיות המתעוררות כאשר מכשירים ניידים המאחסנים מידע ארגוני רגיש עם נתונים עסקיים, נופלים לידיים הלא נכונות. חברת האבטחה McAfee פרסמה שמתוך כל 16,000 טלפונים ניידים ההולכים לאיבוד, רק כ -2,000 מכשירים מוחזרים לבעליהם. זה אומר שטלפונים חכמים שנופלים בידיים של אנשים עם כוונות זדון, מגבירים מאוד את הסיכון לנזקים גדולים לארגון. למעשה הסיכון קיים גם באבדן או גנבה של מחשבים ניידים וטאבלטים המאחסנים מידע ארגוני רגיש.

אם כך, כיצד יכול ארגון לוודא כי כאשר מכשירים הולכים לאיבוד, הנתונים העסקיים המאוחסנים בהם לא ייחשפו? הפתרון די פשוט. כאשר ארגון מאחסן את המידע שלו בחשבון ענן ולא על גבי המכשיר (סמארטפון, מחשב נייד או טאבלט), והגישה למידע הזה מאובטחת לחלוטין, אין משמעות לאבדן המכשיר, למעט משמעות כלכלית (ערך המכשיר האובד). ארגון המבצע סריקת מסמכים שאותם הוא מנהל במערכת ניהול מסמכים המאוחסנים בענן מאובטח, מגן על המידע הרגיש גם כאשר המכשיר ממנו מתקיימת הגישה לענן, אובד. כיוון שרק משתמשים מאומתים יכולים להיכנס ולצפות במידע, אין חשש לנזק העלול להיגרם מחשיפת המידע הארגוני.

אם הארגון שלך רוצה לבצע סריקת מסמכים ולנהל את המסמכים שלו באמצעות תוכנת ניהול מסמכים, צור איתנו קשר.

חייג 054-5880060 ונציג מטעמנו ידגים לך את מערכת ניהול המסמכים האינטרנטית שלנו.

ניהול מסמכים

Comments are closed.