ניהול מסמכים בארגון המודרני

סריקת מסמכים בכפר סבא רעננה הוד השרון הרצליה

באמצע שנות התשעים של המאה שעברה התחילה להיכנס לארץ שיטת הניהול של "המשרד הדיגיטלי" וארגונים נחשפו לעבודה ב"משרד ללא נייר" הפועלת בעולם כבר עשרות שנים. מנהלי ארגונים גלובליים שהבינו את היתרונות הרבים בעבודה במתכונת שכזו החלו בהסבת המשרדים שלהם לשיטת העבודה המוכיחה את עצמה כבר שנים רבות.

תפעול המשרד בדור הקודם לא כלל עבודות שהיום מוגדרות ככורח המציאות. משימות כגון: שליחה וקבלת דואר אלקטרוני, שימוש בתוכנות אופיס ליצירת מסמכים, סריקת מסמכים, עבודה עם סורקים, ניהול אתר החברה ודפי האינטרנט ברשתות החברתיות ועוד, נחשבים כיום לחלק קטן מהמשימות של כל מזכירה או מנהלת משרד. 

ההחלטה כיצד לנהל את הארגון מתקבלת על ידי המנהלים, אבל יישום החלטות ההנהלה מתבצע על ידי העובדים, לכן חשוב לפני כל קבלת החלטה האמורה להיות מיושמת על ידי העובדים, לספר לעובדים לאן פני הארגון מיועדים ומה השינויים המתוכננים. ארגון שעובד שנים רבות עם ניירות ומסמכים, שעובדיו אינם מיומנים בעבודה עם מחשב, שמצוי עדיין בשנות השבעים של המאה הקודמת מבחינה טכנולוגית, לא יוכל לבצע מעבר לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר". 

ב"משרד הדיגיטלי" כל המסמכים הנכנסים למשרד עוברים סריקת מסמכים, כאשר כל מסמך מתוייג במספר שדות מפתח לצורך קטלוג ואיתור מהיר בעת הצורך. כשעובד מחפש משרד הוא נכנס לתוכנה לניהול מסמכים ומקליד רצף מילים העשויים לאפיין את המסמך. מתוך הרשימה הנפתחת הוא מאתר את המסמך הרצוי. כל התהליך נמשך פחות מדקה ולא עולה לארגון ולו גם שקל.

בעבר, כשעובד היה מחפש מסמך, הוא היה קם ממקומו, ניגש למדף הקלסרים, מאתר את הקלסר המתאים ומחפש בו את המסמך. לאחר השימוש במסמך הוא נדרש להחזיר אותו למקומו. היום, ב"משרד ללא נייר", כל מסמך המגיע למשרד נסרק, מקבל שם וכתובת ועובר לאחסון בתיקיה המתאימה בשרת הקבצים. עובדים כבר לא צריכים לקום ממקומם, ללכת לארכיון הקלסרים ולחפש מסמכים באופן פיזי. 

ההצלחה של מעבר לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" עם תוכנת ניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי ממוחשב), מגיעה רק אם יש שיתוף פעולה של העובדים. המעבר לעבודה ב"משרד בלי נייר" מצריך תנאים בסיסיים מסויימים לפני שהוא יוכל להתבצע. מדובר במספר פרמטרים הכרחיים שללא קיומם אין טעם לחשוב כלל על עבודה כמשרד דיגיטלי. לא נימנה כאן את כל עשרת תנאי הבסיס להסבת משרד אנלוגי ל"משרד ללא נייר", אבל נציין שלושה כאלה:

1. על העובדים להיות בעלי יכולת וגישה לעבודה עם מחשב, או נכונות ללמוד כיצד לעשות זאת. אין זה אומר שהם צריכים להיות גאוני מחשב, אבל ברגע המעבר ל"משרד הדיגיטלי" עליהם לדעת לתפעל מחשב, לעבוד עם התוכנות הנפוצות, לתקשר בדואר אלקטרוני ולגלוש באינטרנט.

2. יש צורך בתשתית טכנולוגית מתאימה. במידה ואין מערכת מחשוב משרדית שנרכשה בשלוש השנים האחרונות, אין טעם להתחיל בתהליך. לפני שמאפיינים את התוכנה לניהול מסמכים שתותקן במשרד, יש לוודא שמערכת המחשוב מתאימה ויכולה להריץ את התוכנה, להפעיל סורקי מסמכים, ולאחסן את הקבצים הסרוקים.

3. על העובדים להיות מסוגלים להיצמד להנחיות התפעול היומיומיות של ה"משרד ללא נייר". אם מתקינים תוכנה לניהול מסמכים וסורקים על כל שולחן, ויש צורך לבצע סריקה של כל מסמך מיד עם היכנסו למשרד (כולל מילוי שדות מפתח מתאימים), על העובדים להקפיד על כך.

להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060

Comments are closed.