ניהול ידע ומסמכים

ניהול ידע ומסמכים

ניהול ידע ומסמכים בארגון מאפשר לעובדים, להנהלה ללקוחות ולספקים ליהנות מיתרונות רבים. קחו לדוגמה חברה המייבאת ומייצרת צבעים לתעשייה. החברה מפעילה ארבעה סניפים המהווים נקודות אספקה ללקוחות: סניף במרכז, סניף בצפון, סניף בדרום וסניף בירושלים. כל סניף כזה מייצר כמויות גדולות מאוד של נייר לאורך החודש. בנוסף, כאשר תעודות המשלוח חוזרות חתומות על ידי הנהגים, כמות הנייר מכפילה את עצמה. כל המסמכים הללו מתויקים בקלסרים התופסים שטחי אחסון יקרים במשרדי החברה. 

הנהלת החברה הגיעה למסקנה שתפעול העסק במתכונת הנוכחית עולה כסף רב ויוצר בעיות רבות, בעיקר כאשר לקוחות מתלוננים על חיובים בגין משיכת סחורה ומשרדי הארגון אינם מסוגלים לאתר תעודות משלוח חתומות היכולות לאשר את אספקת הסחורה. הזמן המושקע באיתור תעודת משלוח יכול להימשך מספר שעות ויש לכך משמעות כספית ניכרת. במידה והתעודה אינה נמצאת הנזק גדול מאוד. לו הארגון היה מבצע סריקת מסמכים, עובדי המשרד היו מוצאים את התעודה החתומה תוך דקה לכל היותר. הוחלט בחברה לעבור לעבוד במתכונת "משרד ללא נייר" ולבדוק אופציה להתקנת תוכנה לניהול מסמכים.

כדי שהחברה תוכל לקפוץ מדרגה ברמת השרות שלה ותיהנה מחסכון כספי משמעותי, כדאי שסוכני השטח ונהגי האספקה יעברו לעבודה עם טאבלטים שיאפשרו החתמת הלקוח על המסמך הדיגיטלי. אחרי שהלקוח חותם, המסמך נשמר בתוכנה לניהול מסמכים, מה שחוסך בעתיד חיפוש אחר התעודה החתומה או תהליך ידני ארוך של קבלת המסמכים במשרד, סריקתם ושיוכם לתיק הלקוח בתוכנה. המסמך הדיגיטלי החתום ששולב בתיק הלקוח, ניתן לשליפה ואימות בכל עת. ללקוחות שאינם רוצים להשקיע במכשירים להזמנות מקוונות, מומלץ לפחות שאת תעודות המשלוח החתומות שחוזרות בכל יום למשרד, לסרוק ולשלב ב- ERP הארגוני.

כדי לסבר את האוזן, חיפוש מסמך עשוי לעלות לארגון בין 100-1,000 ש"ח. מדוע הפער הגדול הזה? במידה ומדובר במסמך שנמצא בארכיון המסמכים של הארגון אך משום מה הוא תוייק לא במקום המקורי שלו, משך החיפוש לא יהיה עלול להימשך שעה במקרה הטוב או אפילו יום עבודה שלם. אם כל המסמכים מרוכזים בחדר אחד החיפוש יהיה קצר. אם צריך להתחיל לעבור בין החדרים ולבדוק קלסר אחרי קלסר, איתור המסמך המבוקש יהיה ארוך יותר. אם לאחר חיפוש ממושך המסמך לא נמצא, יש צורך לנסות לשחזר אותו ממקורות שונים ולכן עלות החיפוש תהיה גבוהה. 

Comments are closed.