משרד ללא נייר

סריקת תיקיות מרפאה
 
ה ניירת הרבה המצטברת מידי יום במשרד מקשה מאוד על תפעול יעיל ומהיר והיא מגדילה מיום ליום את שטחי האחסון לניירת. ארגונים רבים במשק הבינו שעודף מסמכים יוצר צוואר בקבוק המסרבל ומאט את קצב העבודה, ובמקרים קיצוניים כאשר מסמכים חשובים אובדים, הנזק הכספי לארגון גדול מאוד. יותר ויותר משרדים מכירים כיום בחשיבות העבודה במתכונת "משרד ללא נייר", והם משקיעים בבחירת והטמעת תוכנה לניהול מסמכים.
 
אך עוד לפני ההשקעה במציאת חלופה משתלמת לעבודה עם עשרות אלפי מסמכי נייר, הם בנו תוכנית להסבה מדורגת של המשרד מהמצב הנוכחי למצב סריקת מסמכים | חברה לסריקת מסמכים | סריקת מסמכים למחשבהרצוי. הם איפיינו והגדירו את דרישותיהם מתוכנה שתנהל את המסמכים באופן דיגיטלי ובהתאם לכך בדקו את התוכנות הקיימות בשוק.  
חלק מתהליך העבודה ב"משרד ללא נייר" הוא ביצוע דיגיטציה של הניירת במשרד. את המסמכים הקיימים (בעיקר משבע השנים האחרונות) הם הוציאו לסריקה בחברה לסריקת מסמכים, ובמקביל, הקימו עמדת סריקה קבועה במשרד כך שכל מסמך חדש שנכנס (הזמנות חתומות, חשבוניות ספקים, תעודות משלוח, פקסים, אישורי מסירה וכדומה) נסרק למערכת ומוכנס לבסיס הנתונים של הלקוח בתוכנת ניהול המסמכים הארגונית.

בארגונים שאינם עובדים עם תוכנה לניהול ארכיון דיגיטלי, הכאוס חוגג. כדי למצוא מסמך מסויים העובדים נדרשים לקום מעמדתם, לגשת לארכיון המסמכים, להשקיע דקות ארוכות בחיפוש המסמך המבוקש ולחזור לעמדה. לאחר השימוש במסמך לגשת שוב לארכיון המסמכים ולהחזיר את המסמך למקומו. תהליך כזה נמשך דקות ארוכות וכאשר הוא מתבצע מספר פעמים ביום, המכפלה מצביעה על בזבוז זמן (ובזבוז כסף) משמעותי על בסיס יומיומי.

המעבר לעבודה ב"משרד ללא ניירות" ותיוק דיגיטלי של כל מסמך וקובץ (הן של מסמכים שלא נוצרו במחשב והן של קבצי אופיס, אאוטלוק, פקסים וכדומה) במערכת, מאפשרים עבודה רציפה, מהירה ומבוקרת, ללא תירוצי עובדים על אי מציאת מסמכים. תוך שניות מהתחלת חיפוש המסמך הרצוי במערכת, יישלף תיק הנתונים המכיל את הקובץ הרצוי.

ארגונים רבים במשק הכפופים לרגולציה מחוייבים על פי חוק לסרוק מסמכים המגיעים לארגון ולהכניסם לארכיב הדיגיטלי לתיק הלקוח. הסריקה מייצרת גיבוי דיגיטלי עדכני ונגישות מהירה למידע מצד נותני השרות. בעת הצורך שליפת הנתונים מתבצעת במהירות, כולל יכולת שליפה מרחוק לבעלי הרשאות מתאימות. 
 
לסיכום, ארכיון דיגיטלי מצריך השקעה בתשתיות חומרה ותוכנה, אך הוא מייצר ערך מוסף ויתרון תפעולי לכל ארגון או משרד העובד בדרך זו.

להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים מכל סוג חייגו עכשיו 054-588-0060
סריקה של מסמך לוורד | משרד ללא ניירת | שרות סריקת מסמכים | פרוייקט סריקת מסמכים

Comments are closed.