כיצד מכינים מסמכים לסריקה

חברה לסריקת מסמכים

ארגונים, חברות, מוסדות ואנשים פרטיים רבים רואים במושג "משרד ללא נייר" אלטרנטיבה אידיאלית וחסכונית לשמירה וניהול מסמכי נייר, חוברות, תמונות וספרים כקבצים דיגיטליים. למרות זאת, לא מעט ארגונים עדיין ממשיכים בעבודה ידנית עם מסמכים, חרף העלויות הגבוהות של אחסון, אבטחה ואחזור כמויות עצומות של מסמכים. "משרד ללא נייר" זה מזמן לא סתם מושג, זה מציאות. אנחנו בסקאנבוק מתמחים בסיוע לארגונים לעבור טרנספורמציה ממערכות עתירות נייר ובזבזניות למערכת דיגיטלית המספקת את כל היתרונות של עבודה במתכונת "משרד ללא נייר".

כדי להיפטר ממסמכי הנייר, או לפחות להקטין את השימוש בהם, יש צורך בהכנה מסודרת של הארגון למעבר בין שתי הגישות. עבודה במתכונת "משרד ללא נייר" מצריכה מספר אלמנטים – תוכנה לניהול מסמכים, תוכנה ואביזר לחתימה דיגיטלית וסורק מסמכים מהיר ומקצועי. לאחר איפיון הצרכים המדויקים של הלקוח והתקנת התוכנות בשרתי הארגון, יש צורך להעביר את המסמכים ההיסטוריים  לקבצים דיגיטליים שיוכנסו לתוכנת ניהול מסמכים. בו בעת יש לתכנן את אופן הסריקה של מסמכים חדשים המגיעים למשרד על בסיס יומי. מקוצר היריעה נתמקד במאמר זה בהכנת המסמכים לסריקה.

הסריקה מאפשרת לארגון להיפטר מכמויות עצומות של נייר ולחסוך בשטחי אחסון יקרים. כאמור, על הארגון להתחיל קודם בתהליך של סריקת מסמכים כדי להכין את הקבצים הדיגיטליים שיוזרמו למערכת ניהול המסמכים. אם הארגון מאחסן במשרדיו מסמכים היסטוריים המרוכזים במאות או עשרות קלסרים שאינם בשימוש יומיומי, כדאי שיסרוק אותם לקבצים דיגיטליים, כאשר כל קלסר ייסרק לקובץ PDF נפרד ששמו זהה לשם הכתוב עליו. קלסר משרדי ממוצע (אלה השמנמנים השחורים) מכיל כ- 500 דפים. רובם משודכים זה לזה עם סיכות שדכנים, חלקם מכילים מהדקים ואטבים, חלקם מאוחסן בשקיות ניילון ולעיתים הקלסר מכיל חוצצים המפרידים בין נושא לנושא.

סריקת מסמכים וקלסרים מצריכה הכנה מקדימה של החומר וזאת כדי שהסריקה תהיה מהירה ואיכותית ותחסוך נזקים לסורק. כיצד עושים זאת? לאט ובזהירות. בראש וראשונה יש להצטייד במספר אביזרי עזר – חולץ סיכות איכותי, קערה קטנה עם ספוג טבול במים (להרטבת האצבעות) וקערה קטנה נוספת אליה תשליכו את הסיכות שתחלצו מהמסמכים. לאחר שהכנתם את אביזרי העזר, קחו את הקלסר הראשון ושימו אותו מולכם על השולחן. הוציאו בזהירות את כל המסמכים מהקלסר והניחו אותם בערמה מסודרת על השולחן. אחזו ביד אחת את המסמך והעבירו אותו משמאל לימין כשהוא הפוך. אם המסמך מכיל סיכות (בדרך כלל בחלק הימני העליון), הסירו אותם בזהירות עם החולץ. עשו זאת בעדינות כדי לא לקרוע את המסמך. וודאו שכל המסמכים מיושרים לפי החלק העליון שלהם. כעת, כשהמסמכים מוכנים אתם יכולים להתחיל בסריקת המסמכים. הסבר על תהליך הסריקה יפורט במאמר נפרד.

להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060

Comments are closed.