סריקת טפסים ומשובים– סריקת וניתוח שאלונים

ניהול מסמכים

אם הצטברו אצלכם מסמכים, קלסרים וקרטונים עמוסים במסמכים, אתם כבר יודעים שהפתרון היחיד הוא להזמין חברה לסריקת מסמכים שתסרוק את כל הקלסרים שלכם ותיצור לכם קבצים דיגיטליים הזהים למסמכים המקוריים. אבל אם יש לכם טפסים שהתוכן המודפס שלהם קבוע ויש בו שדות למילוי פרטים או סימונים, הפתרון שלכם הוא סריקת טפסים.

אם בעבר (ויש לא מעט ארגונים שעד היום פועלים כך) היינו בודקים ידנית טפסים למילוי פרטים ותווים (כגון שאלונים, סקרים, מבחנים וכדומה) שנתנו לנמענים שונים למלא, כיום ישנם פתרונות ממוחשבים שמאפשרים לנו באמצעות סריקת טפסים לבדוק כמויות גדולות בפרקי זמן קצרים מאוד.

סריקת טפסים – הלכה למעשה

אם כן כיצד עושים זאת הלכה למעשה? הפתרון מורכב משני אלמנטים – מחומרה ותוכנה. יש להצטייד בסורק מקצועי איכותי ומהיר שאליו מזינים את הטפסים הרצויים. הסורק מבצע סריקה מהירה ואיכותית של המסמכים ובו זמנית הקבצים שנוצרו בעקבות סריקת הטפסים מועברים לבדיקה בתוכנה לפענוח שאלונים וטפסים שבודקת ומנתחת את התוצאות במהירות וחוסכת זמן וכוח אדם (בתוכנות OMR מסויימות ניתן לסרוק גם ברקוד אותו מדביקים כאמצעי זיהוי על הטפסים).

הפתרון שמאפשר סריקת טפסים מהירה ופענוח התוצאות באופן אוטומטי נקרא OMR – optical mark recognition. הפתרון מחייב שלב ראשון של שימוש בחומרה וביצוע סריקת מסמכים ומיד שלב שני – ביצוע הפענוח והזיהוי בתוכנה. 

סריקת טפסים – יש צורך בסורק איכותי

מבחר הסורקים האיכותיים הקיים בשוק הולך וגדל משנה לשנה וניתן למצוא סורק איכותי מהיר במחיר של אלפי שקלים בודדים. כמו כן אם יש לכם פרוייקט חד פעמי אתם יכולים לחפש סורק להשכרה מחברה להשכרת סורקים (סורק המבצע סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי ומתאים גם לביצוע סריקת טפסים) ולבצע את הפרוייקט ללא השקעה ברכישת הסורק, או להזמין שירותי סריקה ופענוח הטפסים הרצויים.

ארגון שמבצע סקרי שביעות רצון או מוסד לימודי שמקיים מבחנים אמריקאיים, חזקה עליו שירכוש סורק מסמכים איכותי + תוכנת OMR (תוכנה לפענוח שאלונים, סקרים, טפסים) כך שתהיה לו עצמאות לבצע את סריקת הטפסים אצלו בבית בכל עת שיחפוץ. ההשקעה הראשונה אמנם גבוהה אך ככל שכמות הטפסים שהארגון רוצה לפענח, גדלים, המחיר לפענוח טופס הולך וקטן. התוכנות הנוכחיות לפענוח טפסים ושאלונים יכולות לבצע סריקת טפסים באמצעות סורק מסמכים מקצועי שעלותו אינה גבוהה ובכך לחסוך בעלויות הגבוהות של הוצאת השירות החוצה.
 

 
סריקת טפסים = סורק + תוכנה

כפי שהוזכר בפתיח המאמר ניתן לבצע כיום סריקת טפסים, סריקת שאלונים, סריקת סקרים או סריקת מסמכים עם סורק מסמכים מקצועי שעלותו אינה גבוהה וניתן לרכישה (ניתן אפילו לשכור סורק לפרקי זמן קצרים) בסכום נמוך, כאשר יש לממשק את הסורק למחשב שבו תוכנת OMR (תוכנה לפענוח וזיהוי טפסים ושאלונים).
סורק מקצועי מאפשר לבצע סריקה מהירה של עשרות טפסים ומסמכים בדקה, וזאת באמצעות מזין מסמכים אוטומטי שניתן להטעין בו אפילו קבוצה של מאה טפסים או מסמכים.

תוכנת OMR חכמה ומתקדמת נותנת פתרון מצויין לסריקת טפסים בהתאמה לצרכים המיוחדים של כל לקוח. כמו כן כל לקוח יכול להגדיר את הפלט והדו"ח המפורט שיקבל בעקבות סריקת הטפסים שלו.

זקוק מיידית להצעת מחיר מדוקיומנטס?

חייג עכשיו 054-588-0060

Comments are closed.