חברה לסריקת מסמכים

חברה לסריקת מסמכים
 
בשנים האחרונות המושג "משרד ללא נייר" מושמע בכל תוכנית עבודה שנתית של חברות בגודל קטן ובינוני (רוב החברות הגדולות כבר ביצעו הסבה). אך מהו בעצם "משרד ללא נייר" הלכה למעשה? "משרד ללא נייר" הוא פורמט לעבודה משרדית בה ניירת אינה חלק אינטגרלי מהמערכת. כל המסמכים, הפקסים, ההתכתבויות והמידע הארגוני, כולו דיגיטלי וכל הקבצים הדיגיטליים משקפים את המידע שנכנס ומיוצר בארגון כאשר הוא ניתן לאחסון והפצה באופן דיגיטלי. משרד ללא נייר זה ההווה, משרד ללא נייר זה העתיד בהתגלמותו, ניהול מסמכים ללא נייר זה צו השעה. 

כאמור, בארגונים הגדולים המעבר לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" (או "משרד דיגיטלי", או "ארכיון אלקטרוני") נעשתה כבר מזמן, ובשנים האחרונות התופעה עוברת גם לארגונים בינוניים וקטנים. המעבר למשרד ללא נייר מתבצע באטיות, אבל כורח המציאות לחסוך בעלויות נייר, הדפסה, שילוח ואחסון הופכים את המעבר לוודאי וכדאי. "משרד ללא נייר" באמצעות ניהול מסמכים, סריקה, ארכיון דיגיטאלי מאפשר לכל ארגון להקטין את ההוצאות המשרדיות השוטפות שלו, להקטין את עלויות כוח האדם ולהקטין את עלויות השכירות שלו. כיצד ניהול מסמכים וארכיון דיגיטלי מקטין את עלויות השכירות? במקום לשלם שכירות על משרדים המכילים מאות קלסרי מסמכים, מבצעים סריקת מסמכים משולבת עם תוכנה לניהול מסמכים (ניהול מסמכים וידע), וחוסכים שטחי אחסון יקרים.

מערכת לניהול ואחזור מסמכים

כדי להמחיש את המושג "משרד ללא נייר" להלן דוגמה מהמציאות. כאשר מחלקת הנהלת חשבונות נזקקת לאתר חשבונית מסויימת או תעודת משלוח חתומה לצורך ביצוע תשלום לספק, משך החיפוש בקלסרים עלול להיות ממושך, בעיקר אם המסמך לא הוחזר למקומו, או אז יידרשו שעות רבות של חיפוש. כיצד עושים זאת במהירות? כל משרד צריך כלי לסריקת תעודות משלוח וחשבוניות, כלי משולב תוכנה וחומרה שיאפשר לבצע סריקת המסמכים הנכנסים למשרד ושילובם במערכת ה-ERP ויכולת לשליפה ואחזור כל מסמך בשניות ספורות. כיצד עושים זאת? באמצעות רכישת סורק מסמכים מקצועי קטן ומהיר יחד עם תוכנת ניהול מסמכים חכמה.

בדרך כלל מנהל המשרד מבקש הצעת מחיר מכמה חברות לסריקת מסמכים. הוא מבצע חיפוש בגוגל תחת ההגדרה "חברה לסריקת מסמכים", משוחח עם אנשי המכירות של מספר חברות לסריקת מסמכים ומבקש הצעת מחיר. ההצעות מתייחסות לכמות המסמכים המוערכת לסריקה ולכן המחיר הכללי יכול להיות גבוה מאוד, בעיקר אם רוצים לסרוק היסטוריה רבת שנים. כשהצעת המחיר מגיעה ורואים את העלויות מקבלים פיק ברכיים וגונזים את הרעיון. ומדוע זה קורה? בגלל שמנסים לעשות תהליך שמתייחס לסריקת כמות גדולה של מסמכים והתקנת מערכת תוכנה לניהול מסמכים, הכל ביחד. העלויות אינן זולות כיוון שמושקע זמן רב לסריקת היסטוריה ארוכה של מאות אלפי מסמכים.

ניהול מסמכים ושימור ידע

הדרך הטובה ביותר היא להתחיל לסרוק את השנה האחרונה. אם רוצים להשקיע ברכישת סורק ולהתחיל לסרוק את ההווה, זה עדיף, אבל לא הכרחי. לא חייבים ישר לסרוק עשרות שנים אחורה ולהתמודד עם עלויות גבוהות. לאחר שחברת סריקת מסמכים מבצעת סריקה של המסמכים מהשנה האחרונה אפשר ליצור פינת סריקה ארגונית (רוכשים סורק מקצועי קטן ב- 2,000 ש"ח) ולהתחיל לסרוק בכל רגע פנוי חומרים היסטוריים, בכל פעם שנה אחת אחורה. אפשר לנצל את הזמן הפנוי (רק אם יש כזה) של כוח האדם במשרד (ואפילו לעשות תורנות), ובדרך זו לחסוך את עלות הסריקה על ידי חברת סריקה חיצונית.

לפרטים נוספים ולהזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים
חייגו עכשיו 054-588-0060

Comments are closed.